ปัจจุบันมีบริการจัดเก็บข้อมูลแบบออนไลน์

ยุคนี้ เป็นยุคที่การทำงาน ไม่ได้นั่งอยู่หน้าคอมบนโต๊ะทำงานอย่างเช่นสมัยก่อนแล้ว พนักงานมีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา ออกไปหาลูกค้า ออกไปประชุมข้างนอก นั่งทำงานในร้านกาแฟ หรือแม้แต่เอางานกลับไปทำที่บ้าน ภาพที่คุ้นตาเมื่อ 2 – 3 ปีก่อน คือพนักงานแบกกระเป๋าโน้ตบุคหนักร่วม 3 กิโลกรัม เพราะเอางานกลับไปทำที่บ้าน หรืออาจก้อปปี้ไฟล์ใส่ Thumb Drive เพื่อไปทำงานต่อที่บ้าน ซึ่งก็เสี่ยงกับไวรัส และข้อมูลบริษัทรั่วไหล

หน่วยงาน องค์กร บริษัท SME ที่ต้องการเก็บเอกสาร จำนวนมาก หลายส่วน แบบออนไลน์ หลายแผนก หรือ เนื่องจากอยู่ต่างสถานที่กัน โดยระบบสามารถสร้างเมนู ฐานข้อมูลการเก็บเอกสารไม่จำกัด กำหนดสิทธิเข้าใช้งานได้อิสระ สามารถใช้เป็นระบบ Knowlegde Management ( KM ) , จัดเก็บสัญญา ,จัดเก็บใบเสร็จ,หลักฐานการจ่ายเงิน จัดเก็บ Spec สินค้า ,จัดเก็บเอกสารเข้าออกสำนักงานได้

การเก็บเอกสารออนไลน์ทำให้คุณสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นจากที่ใดก็ได้บน อุปกรณ์หลากหลายชนิด เอกสารออนไลน์ก็แชร์ได้ง่ายขึ้นด้วยเนื่องจากคุณสามารถลิงก์ไปยังเอกสาร เหล่านั้นได้แทนที่จะต้องส่งเป็นสิ่งที่แนบมาไปกับอีเมล มีโบนัสเสริมให้คุุณสามารถอ่านและแก้ไขเอกสาร Word, Excel, PowerPoint และ OneNote ในเว็บเบราว์เซอร์ได้อีกด้วยถ้ามีการเก็บเอกสารเหล่านี้เอาไว้ในตำแหน่งที่ ตั้งออนไลน์

ปัจจุบันมีบริการจัดเก็บข้อมูลแบบออนไลน์ หรือที่เรียกว่า Cloud (คลาวด์) ซึ่งให้บริการสร้างเอกสารได้ฟรี ที่สำคัญ มีพื้นที่ให้จัดเก็บเอกสารและข้อมูลแบบฟรีๆ สร้างเอกสารได้แบบง่ายๆ เหมือนกับโปรแกรม Office ปกติ โดยสามารถใช้งานได้บนทุกอุปกรณ์ที่มีเบราวเซอร์ แม้แต่เครื่องที่ห้ามติดตั้งโปรแกรมใดๆก็สามารถใช้งานได้ ขอเพียงมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

รู้หรือไม่ว่า เครื่องมือในการสร้าง แก้ไข และจัดการเอกสารแบบฟรีๆ นั้นอยู่ใกล้ตัวมากจนเราคาดไม่ถึง เพราะมาพร้อมกับ Microsoft Account หรือ Microsoft Passport ซึ่งก็คือ บัญชี Hotmail, Live.com, Windowslive, Outlook.com นั่นเอง เรียกว่าใครที่มีอีเมล์ของไมโครซอฟต์ คุณได้พื้นที่ในการสร้าง จัดการ เก็บเอกสารแบบฟรีๆ จากเครื่องมือใกล้ตัวมากๆ โดยที่เราไม่เคยได้ใช้งานเลย

ดังนั้นการจัดเก็บเอกสาร และ การบริหารจัดการเอกสารในองค์กร ที่หมุนเวียนกันภายในสำนักงาน (ออฟฟิศ) ก็เป็นสิ่งที่สำคัญ ทั้งนี้เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการค้นหา ความสะดวกสบายในการส่งเอกสารไปมา ในองค์กร และ การลดต้นทุนการจัดซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ต่างๆ ถือว่าช่วยได้มากทีเดียว โปรแกรมนี้ชื่อว่า E-Document เป็น ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ถูกออกแบบมาเพื่อแชร์เอกสาร บริหารงานเอกสาร ที่ใช้ภายในองค์กรอย่างแท้จริง

Comments are currently closed.