ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Document เป็นระบบที่ช่วยประหยัดการใช้งานกระดาษ สื่อสารได้รวดเร็ว มีการเชื่อมต่อกับระบบ อีเมล์ และ SMS คือ ผู้ส่ง เอกสารสามารถเลือกส่งแจ้งเตือนเอกสารเข้าที่เมล์ หรือ มือถือ ของผู้รับ ได้ทันที มีระดับการสื่อสารที่เหนือกว่าอีเมล์ คือ ผู้ส่งสามารถทราบได้ว่า ผู้รับ เปิดอ่าน ลงชื่อรับทราบ หรือส่งเอกสารต่อ สามารถใช้ติดตามงานเอกสารภายในองค์กรได้ ประหยัดเวลาและ บุคลาการในการติดตามงานเอกสาร เช่นการ ส่งหนังสือเวียน เกี่ยวกับ ระเบียบ,งานคำสั่ง,ประชาสัมพันธ์ สามารถส่ง และ ติดตามได้แบบ ออนไลน์
ทำงาน ด้วยกระบวนการทำงานแบบออนไลน์ ผ่านอินเตอร์เน็ต หรือ network ภายในองค์กร ในลักษณะ Web Application ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องผู้ใช้งาน สามารถใช้งานบน Tablet หรือ IPAD สามารถรองรับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานได้พร้อม ๆ กัน กำหนดสิทธิการใช้งาน แต่ละ เมนูได้อิสระ ลดการใช้กระดาษ สะดวกในการจัดเก็บค้นหา เป็นระบบจัดเก็บเอกสาร ในระบบอัตโนมัติ สามารถสร้างระบบรับส่งเอกสารขนาดใหญ่ขององค์กรอย่างเป็นระบบในหน่วยงานได้ เช่น กรณี หลายกอง หลายแผนก แยกทะเบียนคุมรับส่งหนังสือกัน ต่างกอง ต่างแผนกกัน และ ต้องการให้มีระบบรับส่งเอกสารระหว่างกอง แผนก หรือ ทั้งหมด ซึ่งระบบสามารถกำหนดสิทธิการเข้าใช้งานได้อิสระตามเมนูการใช้งาน ปรับปรุง เปลี่ยนแปลงได้ ตามต้องการ
ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ ลงรับจัดเก็บเอกสาร เข้าระบบ และ สามารถส่งต่อเพื่อลงนามในเอกสาร หรือ ส่งเข้าระบบหนังสือเวียน มีระบบลงนามรับทราบ ในเอกสาร และ ในระบบแบบออนไลน์ รองรับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ 2548 ทำงาน ในลักษณะ Web Application สามารถรองรับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานได้พร้อม ๆ กันไม่จำกัด user กำหนดสิทธิการใช้งาน แต่ละ เมนูได้ ลดการใช้กระดาษ สะดวกในการจัดเก็บค้นหา ทำงานในลักษณะ Webbase ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมที่เครื่องผู้ใช้งาน โดย
จัดเก็บเอกสารตามประเภท ดังต่อไปนี้
หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา
หนังสือสั่งการ 3 ประเภท : คำสั่ง,ระเบียบ,ข้อบังคับ
หนังสือประชาสัมพันธ์ 3 ประเภท : ประกาศ , แถลงการณ์ , ข่าว
หนังสือหลักฐาน : หนังสือรับรอง , รายงานการประชุม , บันทึก , หนังสืออื่น
หนังสือเวียน
โดย มี Feature ดังนี้
สามารถจัดการผู้ใช้งานในระบบได้ โดยผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลผู้ใช้งานระบบ
สามารถจัดเก็บรายละเอียดผู้ใช้งานระบบ เช่น ชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง กลุ่มงาน/ส่วน สำนัก/กอง ที่ผู้ใช้งานสังกัด รหัสผู้ใช้งาน (Username) รหัสผ่าน (Password) เป็นต้น
สามารถเพิ่ม แก้ไข กลุ่มผู้ใช้งานได้ กำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลในระบบงานได้
สามารถจัดเก็บประวัติการเข้าและออกจากระบบงานของแต่ละผู้ใช้งานได้
สามารถกำหนดสถานะของผู้ใช้งาน (Active/Inactive)
กำหนด วัน เวลา ในการเข้าใช้งานระบบได้

Comments are currently closed.