ความสะดวกสบายในการจัดเก็บเอกสารในปัจจุบันของรูปแบบออนไลน์

ยุคนี้เป็นยุคที่การทำงาน ไม่ได้นั่งอยู่หน้าคอมบนโต๊ะทำงานอย่างเช่นสมัยก่อนแล้ว พนักงานมีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา ออกไปหาลูกค้า ออกไปประชุมข้างนอก นั่งทำงานในร้านกาแฟ หรือแม้แต่เอางานกลับไปทำที่บ้าน ภาพที่คุ้นตาเมื่อ 2 – 3 ปีก่อน คือพนักงานแบกกระเป๋าโน้ตบุคหนักร่วม 3 กิโลกรัม เพราะเอางานกลับไปทำที่บ้าน หรืออาจก้อปปี้ไฟล์ใส่ Thumb Drive เพื่อไปทำงานต่อที่บ้าน ซึ่งก็เสี่ยงกับไวรัส และข้อมูลบริษัทรั่วไหล ปัจจุบันมีบริการจัดเก็บข้อมูลแบบออนไลน์ หรือที่เรียกว่า Cloud (คลาวด์) ซึ่งให้บริการสร้างเอกสารได้ฟรี ที่สำคัญ มีพื้นที่ให้จัดเก็บเอกสารและข้อมูลแบบฟรีๆ สร้างเอกสารได้แบบง่ายๆ เหมือนกับโปรแกรม Office ปกติ โดยสามารถใช้งานได้บนทุกอุปกรณ์ที่มีเบราวเซอร์ แม้แต่เครื่องที่ห้ามติดตั้งโปรแกรมใดๆก็สามารถใช้งานได้ ขอเพียงมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต รู้หรือไม่ว่า เครื่องมือในการสร้าง แก้ไข และจัดการเอกสารแบบฟรีๆ นั้นอยู่ใกล้ตัวมากจนเราคาดไม่ถึง เพราะมาพร้อมกับ Microsoft Account หรือ Microsoft Passport ซึ่งก็คือ บัญชี Hotmail, Live.com, Windowslive, Outlook.com นั่นเอง เรียกว่าใครที่มีอีเมล์ของไมโครซอฟต์ คุณได้พื้นที่ในการสร้าง จัดการ เก็บเอกสารแบบฟรีๆ จากเครื่องมือใกล้ตัวมากๆ โดยที่เราไม่เคยได้ใช้งานเลย

เราสามารถจัดเก็บข้อมูลเอกสาร รูปภาพ โดยมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลขั้นต้น 7GB แจกฟรีสำหรับทุก Account เราสามารถสร้างเอกสารได้ทั้ง Word, PowerPoint, Excel, OneNote และทำแบบสำรวจผ่าน Excel ได้ด้วย ซึ่งการทำงานจะเหมือนกับโปรแกรม Office ปกติ เพียงแต่ใช้งานบนเบราวเซอร์ (แนะนำให้หมั่นเซฟบ่อยๆ เพราะหากเบราวเซอร์แฮงค์ เอกสารเราจะอาจจะสูญหายได้ แต่ไม่ต้องกังวล เพราะหากเราเซฟครั้งแรกแล้ว เรายังสามารถกู้คืนเอกสารได้) การจัดการงานเอกสารผ่าน Cloud เป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการลดรายจ่ายในการทำงาน ลดความเสี่ยงในการก้อปปี้ไฟล์ไปทำที่บ้าน ลดภาระในการซื้อซอฟต์แวร์ลิขสิทธิ์เพิ่ม ลดความเสี่ยงในการใช้ซอฟต์แวร์เถื่อน อันเป็นสาเหตุของการติดไวรัส สแปม โทรจัน หรือสิ่งแปลกปลอมที่อาจล้วงเข้าไปในระบบขององค์กรได้ การทำงานบน Cloud ใช้เพียงการล็อกอินบัญชี หากอยู่ข้างนอก จะต้องแก้ไขงานเอกสาร ก็สามารถทำได้ผ่านมือถือ สมาร์ทโฟน แท็ปเล็ต คอมพิวเตอร์ เครื่องใดก็ได้ในโลก เป็นการลดช่องว่างของการทำงานให้สะดวก ลดเวลาในการเดินทาง ทำให้การทำงานยืดหยุ่นขึ้น สมกับเป็นการทำงานในยุคโมบายออฟฟิศ